Kofax PaperPort 14 Standard

Dans chaque bureau, des documents de toutes sortes s'empilent. Cela a pour conséquence que les armoires de classement se remplissent lentement. Cela ne fait pas que consommer beaucoup d'espace. Il est encore plus difficile de garder une vue d'ensemble. Si certains documents doivent être consultés, la recherche commence généralement. Souvent, le collègue qui était responsable du classement travaille dans un autre département ou ne fait plus partie de l'entreprise. Pour éviter les recherches inutiles, il est conseillé de numériser tous les documents. Pour cela, Kofax PaperPort 14 Standard est particulièrement adapté.

Que t'offre ce logiciel ?

Avec cette application, il est facile de numériser des documents existants. Pour cela, tu as seulement besoin d'un scanner. Avec celui-ci, tu scannes les lettres, factures et autres documents et ils sont déjà disponibles sous forme numérique. Les documents scannés sont automatiquement convertis au format PDF sécurisé. Que tu fasses ce travail avec Kofax PaperPort 14 Professional ou Standard n'a pas d'importance. Les fonctions de numérisation et de conversion sont identiques dans les deux versions.

Il est possible de numériser des documents très complexes qui comportent du texte et des éléments graphiques. Le logiciel est capable d'effectuer une conversion détaillée. L'avantage du format PDF est qu'il peut être consulté sur n'importe quel appareil. Que tu utilises un PC Windows, un MacBook ou un smartphone Android pour visualiser les fichiers PDF n'a pas d'importance. Ils sont toujours identiques. C'est pourquoi ce format s'est établi dans de nombreux domaines.

Une grande aide grâce à la fonction de recherche intégrée

Si tu as scanné et converti tes documents, tu peux les enregistrer dans différents dossiers. Tu peux ainsi toujours garder une vue d'ensemble. C'est à toi de décider si tu veux créer des dossiers par date ou par type de contenu. Tu peux bien sûr mettre en place le système de classement qui convient le mieux à ton entreprise. Si, malgré un bon classement, tu as des difficultés à retrouver certains documents, la recherche plein texte intégrée t'aidera. Il te suffit de saisir un terme de recherche dans le champ prévu à cet effet. Tous les documents contenant ce terme s'affichent alors immédiatement. Cela te fera gagner beaucoup de temps.

Utilisation simple de Kofax PaperPort 14 Standard

Après avoir téléchargé le logiciel, tu peux commencer l'installation immédiatement après. L'assistant d'installation te guide à travers toutes les étapes. Le matériel existant est automatiquement détecté. Il en va de même pour ton scanner. Une fois le processus d'installation terminé, tu peux commencer à travailler immédiatement. Il te suffit de placer le document papier dans ton scanner et de démarrer le logiciel.

Tu peux bien sûr modifier les fichiers scannés ultérieurement. Une fonction d'édition intéressante est incluse dans ce logiciel de bureau moderne. Par exemple, tu peux prendre des notes à certains endroits ou faire d'autres éditions. Ce qui est particulièrement avantageux, c'est qu'après l'installation, tu peux numériser immédiatement tout nouveau document qui arrive. Avec Kofax PaperPort 14 Professional, c'est aussi rapide et facile qu'avec la version standard. Tu seras certainement ravi de cette simplification du travail. D'une part, le travail avec ce logiciel est très amusant et d'autre part, tu profites d'un grand gain de temps.

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